Etika Bertelepon Bikin Bisnis Lancar
Pembicaraan bisnis atau hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan bisa dilakukan melalui telepon. Itu lebih praktis karena Anda tak harus bertemu langsung dengan pelaku bisnis yang bersangkutan. Tapi, tetap saja ada etika yang menjadi tolak ukur seberapa profesionalnya kah Anda.
Etika itupun berperan penting agar tak menimbulkan miss communication. Anda dapat menyampaikan bisnis dengan benar, jelas, dan tak ada pengulangan yang membuat waktu terbuang percuma.
Berikut sejumlah tips etika menelepon sehingga bisnis ataupun karier Anda lancar:
1. Pilih tempat yang tenang
Selalu pilih lokasi yang tenang sebelum menelepon klien. Anda tentu tidak ingin mengatakan, "Maaf, suara Anda tidak terdengar!" atau "Coba ulangi lagi!" berkali-kali selama menelepon, sangat membuang waktu dan tidak nyaman.
Biasanya, seseorang yang menelepon dengan suasana berisik di sekitarnya akan meninggikan suara, hal tersebut akan dianggap tidak sopan oleh penerima telepon.
2. Sebutkan nama atau perusahaan terlebih dahulu
Ini adalah etika profesional dasar dalam dunia bisnis dan kerja. Saat Anda menelepon seseorang, ucapkan salam lalu sebutkan nama Anda dan nama perusahaan Anda terlebih dahulu. Contohnya, "Selamat siang, saya Indri dari PT. Bahagia."
Menyebutkan salam dan mengucapkan nama sama seperti berjabat tangan pada pembicaraan bertatap muka langsung.
3. Jangan membuat penerima telepon menunggu lama
Saat Anda sedang berbicara melalui telepon lalu masuk sebuah panggilan baru, Anda harus meminta izin bila ingin menerima panggilan tersebut pada orang yang sedang berbicara dengan Anda. Bila dia setuju, Anda bisa menerima panggilan baru tersebut.
Jika pembicaraan pada panggilan baru tersebut penting dan akan memakan waktu yang lama, segera sambungkan telepon Anda pada penerima telepon yang pertama. Katakan padanya Anda akan menghubungi dia kembali secepatnya. Jangan buat klien Anda menunggu terlalu lama karena itu akan membuang waktunya.
4. Dengarkan dengan cermat dan sabar
Sama seperti percakapan dengan bertatap muka langsung, saat berbincang melalui telepon, dengarkan perkataan lawan bicara dengan cermat agar dia tidak mengulang. Jangan memotong pembicaraannya sebelum dia selesai berbicara.
Jangan juga bertanya jika lawan bicara belum selesai berbicara. Saat berhadapan dengan mesin penjawab, Anda juga harus sabar menunggu perintah agar tidak terjadi kesalahan.
5. Ciptakan percakapan lanjutan
Misalnya Anda mengirimkan barang yang telah disetujui oleh klien melalui transaksi telepon, pastikan Anda tidak hanya diam menunggu laporan atau kritik dari klien.
Ciptakan perbincangan melalui telepon apakah barang yang dikirimkan telah sampai dan apakah ada keluhan atas barang tersebut. Klien Anda akan menganggap hal ini sebagai bentuk kepedulian Anda dan kemungkinan besar menjadi klien yang loyal.
6. Menelepon pada waktu yang tepat
Pergunakan jam kantor untuk menelepon klien atau rekan. Pastikan Anda tidak menelepon seseorang pada jam istirahat.
Jika Anda tidak yakin bahwa lawan bicara Anda memiliki waktu luang, tanyakan terlebih dahulu apakah waktu tersebut nyaman digunakan untuk berbincang. Karena Anda tidak akan pernah tahu apakah lawan bicara sedang sibuk atau tidak untuk menerima telepon Anda.
7. Meninggalkan pesan voicemail
Ada kalanya sang penerima telepon meninggalkan fasilitas voicemail untuk merekam pesan berbagai telepon yang masuk.
Jika Anda ingin meninggalkan pesan melalui voicemail, berikan nama Anda dan nama perusahaan Anda, apa kepentingan Anda menelepon dan tinggalkan nomor telepon yang bisa dihubungi. Meskipun orang tersebut sudah tahu nomor telepon Anda, ada baiknya Anda meninggalkan nomor kontak.
8. Selalu ramah
Tidak dapat melihat wajah, bukan berarti orang yang sedang Anda ajak berbicara tidak bisa 'membaca' sikap dan menilai keramahan Anda. Intonasi suara bisa 'dibaca' dengan jelas tanpa perlu belajar.
Karena itu, selalu jaga intonasi suara Anda, bersikap ramah, sopan dan (jika bisa ditunda) lakukan pembicaraan bisnis saat hati Anda dalam suasana baik. Menerima telepon (terlebih lagi bisnis) saat suasana hati sedang buruk dapat membuat orang yang Anda ajak berbincang tidak nyaman.
Bagaimana? Sudah tercerahkan? Mudah-mudahan artikel ini bermanfaat buat kita semua.
http://www.ciputraentrepreneurship.com/tips-bisnis/37-advise/15820-etika-bertelepon-bikin-bisnis-lancar.html
